Çeviride Kalite Yönetimi Nedir?
20.yüzyıldan itibaren süratle gelişen teknolojik olanaklar, çeviri kalite yönetimi alanında da değişmelere neden olmuştur. İnovatif ve daha dirençli bir çeviri alt yapısı oluşturarak küreselleşen dünyada var olmaya çalışan şirketler, çeviride kalite yönetimini ön plana koymaktadır. Fakat kalite yönetimi, profesyonel bir çeviri ekibi tarafından yapılmalıdır. Bunun nedeni birçok prosedürü ve aşaması olmasıdır. Profesyonel bir çeviri ekibinde deneyimli çevirmenler, titizlikle çalışan redaktörler, planlamaya dikkat eden proje yöneticileri, son okumacılar ve gerekli görüldüğünde alan uzmanları yer almaktadır. Okeanos Tercüme Bürosu, çeviri kalite yönetimi nedir olgusuna karşılık yıllardır müşterilerine pürüzsüz ve güvenilir hizmet sağlamaktadır.
Çeviri Kalite Yönetimi Unsurları Nedir?
Çevirmen Belirleme
Kalite kontrol aşamasında birçok öge çeviri sürecine dahil olmaktadır. Bunlardan ilki ve en önemlisi çevirmen seçimidir. Bu aşama çeviri sürecinin öncesinde gerçekleşir. Çevirmenler, çeviri yaptıkları konularda bilgi sahibi olmalıdır. Örneğin tıp alanında çeviri yapan bir çevirmenin medikal terminolojiye hakim olması ve bu alanda birkaç sene tercüme tecrübesinin olması gerekir. Alan bilgisine ek olarak dil becerilerinde ana dil düzeyinde yeterlilik, açık ve anlaşılır yazma yeteneği ve çevirinin analiz edilmesi gibi özellikler de eklenir. Okeanos Tercüme Bürosu’nun çeviri kalite yönetimi için bir çevirmende aradığı birçok özellik vardır. Bunlardan bazıları:
- Çeviri yapılan alanda uzmanlık bilgisi ya da uzun yıllardır tercüme deneyimi,
- Çeviri yapılan dilde ana dil düzeyinde yeterlilik ya da ilgili mütercim tercümanlık ve dil edebiyat bölümlerinden mezun olma şartı,
- Dili tutarlı kullanabilme ve teknolojik dünyaya hızlı adapte olma yetisidir.
İletişim Kanalları
Çeviri, çoğu zaman müşteri ile interaktif şekilde gerçekleşen dinamik bir süreç haline dönüşmektedir. Çeviri kalitesini sağlamak için en önemli adımlardan birisi iletişim kanallarını sık kullanarak anlık müdahaleler yapabilmektir. İletişim kanalları, çevirinin birçok aşamasında kullanılabilir. Çeviri öncesinde müşteriler, belirli kanallar aracılığıyla çeviri taleplerini ve belgelerini iletmektedir. Bu noktada çevirilerinde özellikle istedikleri kriterleri de biçem kılavuzu olarak gene bu kanallar aracılığı ile gönderirler. Bunun yanı sıra çeviri döneminde yapılan ani değişiklikler ya da çeviri sürecini sorgulama gibi hizmetler de iletişim kanalları ile sağlanır. Son aşamada ise çeviri müşteriye teslim edilir. Müşteri çeviri süreci ve son ürün hakkındaki görüşlerini whatsapp, telegram, e posta, telefon numarası gibi iletişim araçları ile bize ulaştırır. Bu sayede her daim yeni görüşler doğrultusunda gelişerek ilerleyen bir yapıya sahip olunur.
Proje Yöneticisi Görevleri
Proje yöneticileri, çeviride bütün süreci planlayan ve bu planların kusursuz ilerlemesini sağlayan kişilerdir. Proje yöneticisinin çevirinin her aşamasında üstlenmesi gereken sorumluluklar vardır. Çeviri öncesinde gelen dosyaya ve alana göre uygun çevirmen, redaktör ve gerekliyse son okumacı atamasını yapar. Ayrıca çevirinin her kalemdeki zaman planlamasını yapmak, bir bütçe taslağı oluşturmak ve risk yönetimi çizelgesi hazırlamak da proje yöneticisinin görevleri arasındadır. Planlar, ilgili kişilere iletildikten sonra çeviri aşamasına geçilir. Bu noktada proje yöneticisi, çevirmen ve müşteri arasındaki olası anlaşmazlıkları gidermek, çevirinin son teslim tarih takibini yapmak, olası sorunları gidermeye yönelik kararlar almak gibi sorumluluklara sahiptir. Çeviri sonlandığında ise metni müşteriye ileterek muhakkak dönüş alır ve çeviri sürecini nasıl geliştirebileceğini sorgular.
Çeviride Kalite Kontrol için Yapılması Gerekenler
Çeviride kalite yönetiminin 3 aşaması vardır. Bunlar; Plan Kalite Yönetimi, Performans Kalite Yönetimi ve Kalite Kontrol’dür. Plan kalite yönetimi; yetenekli çevirmenler, son okumacılar ve terminologlar tarafından gerçekleştirilir. Bu aşamada birçok çeviri dışı ögeden yararlanılır. Hazırlanmış terminoloji listeleri, alan özeli sözlükler, biçem kılavuzları, önceden çevrilmiş paralel metinler bunlardan bazılarıdır. Performans kalite yönetimi aşamasında ise çevrilen metin boyunca kelimelerde tutarlılığın tespitinin yapılması ve iletişimin kesintisiz sürmesi sağlanır. Kalite kontrol son aşamadır. Son okumacılar, dilbilimsel açıdan çevirinin hedef dilde uyumunu gözlemler. Birçok perspektiften yararlanmak gerekir. Örneğin hem yapısal uyum hem de pragmatik anlaşılırlık göz önünde bulundurulur. Kalite kontrol araçları kullanılarak yazım yanlışları, hatalı sayı eşleşmeleri, anahtar kelimelerde sapma, çok tekrarlanan kelimeler tespit edilir. Bunlar anında düzeltilerek kalite kontrol aşaması tamamlanır.
Çeviri Kalite Yönetimi Bir Takım İşidir
Bu maddelerden yola çıkarak çeviride kalite yönetiminin salt bir aşamadan oluşmadığını, çeviri sürecinde bir takım tarafından sürdürülen dinamik bir işlem olduğunu görmüş olduk. Kalite yönetimi, bilgisayarların ya da programların yaptığı son aşamada uygulanan bir işlem değil; çevirmen, redaktör, çeviri yöneticileri ve her çeviri ögesinin dahil olduğu kapsamlı bir süreçtir. Okeanos Uluslararası Çeviri ve Yeminli Tercüme Bürosu olarak çevirinin her aşamasında uzman bir kadroyla çalışıyoruz. Çevirilerimizin yapısal olarak kusursuz olmasına dikkat ederken hedef kitle beklentilerini, terminolojik uyumu ve pragmatik anlaşılırlığı ön plana koyuyoruz.
Kalite Belgelerinin Geçerliliği
Geçerliliği olan belge ve belgelendirmeler için, belgeye sahip olan tercüme bürsounun belgelendirmesi hangi firmadan yapıldığı, düzenli olarak yeterliliği denetlenip denetlenmediği, denetleme raporları sorgulanmalıdır. Maalesef ki, her sektörde olan ve geçerliliği olmayan, hizmet yeterliliği kontrolleri yapılmayan kağıt üstünde pek çok belge çeviri sektöründe de kullanılmaktadır. Hizmet alacağınız firmanın belgelendirmesini yapan firma ve denetleme raporları alacağınız hizmetin sonucu hakkında detaylı bilgi verecektir.
EN 15038 Çeviri Hizmetleri Kalite Standartları ve Yeterlilik Sertifikasyonu
EN 15038 , hizmet sunan ve hizmeti alacak olan kurum ve kuruluşların ortak bir kalite anlamında buluşmalarını sağlayan, hizmet üretiminde beklentileri karşılayacak düzeyde ve kaliteli çıktıların oluşumunu gerçekleştiren, hizmet alan tarafta hizmet kalite düzeyinin belirginleştirerek beklentilerinin oluşmasını ve çıktılarına olacak güvenin teminini sağlamaktadır.
EN 15038 Çeviri Hizmetleri Kalite Standartları Nedir?
EN 15038 yürürlüğe girmeden önce tercüme büroları ve tercüme ofisleri ISO 9001:2000 kalite sertifikası için başvuruda bulunuyorlardı. CEN bünyesinde 2006 yılında resmen EN 15038 (Translation Services Service Standards) olarak yürürlüğe girmiştir. EN 15038 günümüzde AVRUPA BİRLİĞİ’nin kabul ettiği ve uyguladığı tek standarttır.
EN 15038 Başvuru Süreci Nasıl Olur?
İlk aşamada, tercüme şirketi nin bu sistemin temini ve uygulamalarında kararlı olması, bu sistem ve uygulamaları, belgelendirme süreçlerini, hizmet içi eğitimleri, denetlemeler, eksiklerin veya sistemin şirket bünyesinde yaşanabilecek aksaklıklarının tespiti, çözümlerinin üretilmesi, şirket bünyesinde veya freelance çalışan kişilerin sistemi benimseyerek uygulamalarını sağlayabilmek ve sonuçları, kısacası bütün bir şirketin ve çalışanlarının sistemi benimsemesi gerektiği konuları da dahil, bütün bu süreçleri dikkate alarak, belgelendirme firmasının tespitinin yapılması ve görüşmelere başlanılması gerekmektedir. Belgelendirme firmasının belirlenmesi firmanın uluslar arası geçerliliği, deneyimleri ve referansları dikkate alınması gerekmektedir. İlk görüşmeleri takiben belgelendirme kuruluşundan temin edilen formlar eksiksiz ve hatasız bir şekilde doldurularak tekrar geri teslimi yapılır. Belgelendirme firmasının yapacağı ilk değerlendirmeden sonra başvuru projelendirilerek süreç başlatılmış olur.
Süreç içerisinde Tercüme Bürosu ve tercüme ofisi belgelendirme sırasında hazırlanan bütün dokümanları belgelendirme kuruluşu denetçilerine açık hale getirir.
Belgelendirme kuruluşu tarafından iki farklı denetim ve uygulamalar gerçekleştirilir:
Birinci denetim aşamasında belgelendirme kuruluşu denetimi kalite sistemi kuruluşu sırasında hazırlanan belgeler üzerinden denetim sağlayacaktır. Dökümanların kalite sistemine uygun olup olmadığını, gereklilikleri yerine getirip getirmediği incelenir Eksikler veya hatalar varsa tercüme bürosundan eksikliklerin giderilmesi talep edilir.
İkinci denetim aşamasında belgelendirme kuruluşu tercüme bürosu içinde bir denetim gerçekleştirir. Bu denetim sürecinde belgelendirmeler ve faaliyetler iş üzerinde gerçekleştirilecektir. Sonrasında denetçi bir rapor hazırlayıp sunacaktır.
Bütün bu denetimler öncesi ve sonrası tercüme şirketi bünyesinde hizmet içi eğitimler ile süreçler ve sistem anlatılarak tanıtılır. Uygulamalar, raporlandırmalar ve sonuçları anlatılarak personele veya uygulayıcılara sistemin benimsenmesi sağlanılır.
Belgelendirme kuruluşu bu rapor sonucunda uygun görürse EN 15038 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi Belgesi hazırlayıp firmaya takdim eder.
Sistemin kurulmasını takiben yıllarda yıllık olarak uzman denetçiler tarafından sistem denetlenir, yeterliliği görülmesi halinde belgelendirmenin devamlılığına, eksik görülmesi halinde problemlerin çözümü için süre verilmesi, çözümü halinde belgelendirmeye devam edilmesi veya çözülmemesi durumunda belgelendirmenin durdurulmasına karar verilir. Her üç yılda bir sefer de belgelendirme gelecek üç yıl için yeniden yapılır. Bu sayede sistem korunmuş ve uygulananırlığı ölçümlenmiş olur.
EN 15038: 2006 Sertifikasyonun Tercüme Bürosuna Kazandırdıkları:
Hizmet kalitesini standardize etmek ve sertifikalandırmak adına genel anlamda ISO 9001 gibi her sektöre uyan sertifika programları bulunsa da EN 15038:2006 Tercüme Sektörüne dair sektör bazlı yapılan sertifikalandırmadır.
EN 15038:2006 Tercüme Hizmetleri ve Hizmet Gereklilikleri Standardı
- Tercümede yeterlilik
- Teknik kaynakların yeterliliği
- Proje yönetim prosesi
- Müşteri ilişkileri
- İnsan Kaynakları
- Kalite yönetimi hakkındaki temel kavramlarda kılavuz bilgiler verilir
- EN 15038:2006 standardı, müşteriye çeviri kalitesi ve hizmet seviyesi ile ilgili yeterliliği hakkında bilgi vermektedir.
- Ve sonuç olarak müşteri memnuniyeti
Yasal düzenlemeler bağımsız kuruluşlar tarafından ölçümlendirilmekte ve kalite standartları referans alınarak değerlendirilmektedir.
EN 15038:2006 Tercüme hizmet üreticisi açısından ne kadar önemli ise müşteri tarafında da o ölçüde önemlidir.
Tercüme hizmeti standardı 3 temel unsura ayrılmaktadır:
- Genel Kurallar
- Müşteri-Tercüme hizmet üreticisi ilişkisi
- Tercüme prosesinde yöntemler
Genel Kurallar:
EN 15038:2006 standardında Genel Kurallar; İnsan Kaynakları, Teknik Kaynaklar, Kalite Yönetim Sistemi ve Proje Yönetimi olarak ayrılmaktadır
İnsan Kaynakları:
İnsan Kaynakları çeviri sürecinde çalışan tercümanın yeterliliğini aşağıdaki 5 bölümde ele alır:
Çeviri yetkinliği
Tercüman, çeviride gramer yeterliliğini, terminolojik bütünlüğü, ifade şeklini, kullanım alanlarını ve müşteri beklentilerini göz önünde bulundurarak çeviri yapmalıdır.
Kaynak ve Hedef Dilde Dilbilimi Yeterliliği
Tercüman, kaynak dili ve ifade biçimini iyi analiz edip çözümleyebilmeli ve bunu hedef dile taşıyabilecek gramer bilgisine ve yetkinliğe sahip olmalıdır.
Araştırma Yeterliliği ve Bilgi Edinme Gücü
Tercüman tercüme ettiği konuda bilgi sahibi olmalı ve daha fazla ve güncel bilgiyi edinebilmek için araştırmaya yatkın olmalıdır.
Kültürel Yeterlilik
Tercüman, tercüme yaptığı hedef dili ve kaynak dili kullanan kültürler hakkında bilgi sahibi olmalı ve değer sistemlerini bilmelidir
Teknik Yeterlilik
Tercüman, tercüme yaparken farklı teknik programlar ve ekipman kullanımana yatkın olmalıdır
Editörlerin yukarıdaki yetkinliklere sahip olduğu öngörülmektedir
Denetmenlerin ise yine yukarıda yer alan yetkinlikler konusunda uzman olduğu öngörülmektedir
Çeviri Hizmetleri Kalite Sistemi
Tercüme Bürosu ve tercüme ofisi kendine has bir Kalite Yönetim Sistemine hakim olmalıdır. Kalite Yönetim Sisiteminde hedeflerin belirlenmiş olması ve proje kalitesini denetleyebilen bir sistem olmalıdır. Sistemin EN 15038 standartları içerisinde uygulanabilirliği esastır.
Proje Yönetimi
Tercüme Bürosu ve tercüme ofisi tarafından hazırlanan çalışma prosedürün müşteri ihtiyaçları doğrultusunda yapılmasıdır.
Müşteri – Tercüme Hizmet Üreticisi İlişkisi
Müşteri tarafından iletilen projenin geçtiği tüm aşamaların neler olduğu ele alınmaktadır.
Tercüme Hizmeti Aşamaları
Bu bölümde tercüme hizmetlerinin EN 15038 Tercüme hizmetleri kalite standartları içerisinde nasıl yürütüldüğü anlatılır:
• Proje teklifi sonrası projenin kabul edilmesi, proje şartlarının gözden geçirilmesi ve siparişi alınan dosya veya dosyaların projelendirilmesi,
• Projeye atanacak tercümanın belirlenmesi,
• Projeye atanacak editör ve denetmenin belirlenmesi,
• Projeye dair direktiflerin ilgili kişi ve departmanlara iletilmesi,
• Projenin muhasebeleştirilmesi (müşteri kartının oluşturulması ve diğer detaylar…),
• Terminolojik bütünlüğün oluşturulması ve sağlanması ve bunun için sözlük desteği alınması ve araştırma yapılması,
• Proje sürecinin zamanlama çalışmasının yapılması,
• Projenin başlatılması,
• Müşteriye bilgi verilmesi ve müşteri ve diğer taraflarla iletişim içinde olunması,
• Müşteriye proje teslim tarihi ve teslim şekli ile ilgili gerekli bilginin verilmesi,
• Projenin takibi,
• Tercümenin tamamlanması,
• İlk değerlendirme,
• Kontrol için kontrolöre (denetmene) projenin iletilmesi,
• Kontrolörden gelen projenin editörler tarafından son kontrol, dil bütünlüğü, gramer ve diğer konulardan tekrar değerlendirilmesi ve kontrolü
• Projenin teslimattan önce gelen kaynak metne sadık kalınarak sayfa düzeni ve dosya formatının oluşturulması için mizanpaja teslimatı
• Projenin teslimatı öncesi muhasebe işlemleri için muhasebe departmanına bilgi verilmesi,
• Projenin teslimatı,
• Teslimatı takiben müşteri talep ve soruları için görüşme,
• Teslimatı takiben ilk 30 gün içerisinde memnuniyet araştırmasının yapılması,
EN 15038 belgesi tercüme hizmetini sunan tarafın hizmet kalitesinin ve hizmeti alacak olan tarafın da memnuniyetinin garantisidir.
Okeanos Uluslararası Çeviri ve Yeminli Tercüme Şirketi ve EN 15038
Okeanos Uluslar arası Çeviri ve Yeminli Tercüme 2013 yılından günümüze kadar müşterilerine EN 15038 Tercüme Kalite Standartları ile hizmet vermektedir. Okeanos, EN15038 gereği bütün iş proseslerini uygulamaktadır. Şirketimizin belgelendirme, denetleme, yeterlilik, kontrol ve takipleri BUREAU VERİTAS tarafından düzenli olarak yapılmaktadır.
